为规范我公司现有档案的管理流程,通过条码技术实现标准化管理,搭建独立的档案资源管理平台,建立档案综合管理系统,完成公司所有门类档案的合规化归档并规范化电子档案的全流程管理,我公司拟对档案管理系统建设进行询价采购。具体如下:
一、项目概况
项目名称:广西北投环保水务集团有限公司档案管理系统建设
项目地点:广西北投环保水务集团有限公司
招标(采购)编号:BTHS2021-ZXFW -003
采购内容:本次采购的主体内容为电子档案管理系统,由中标单位对采购人本部及直属企业(防城港环保水务公司、钦州水务公司、北海环保水务公司、上善若水公司、明湖公司(含六景水厂)、灵山公司、东兴环保水务公司、工程分公司、泽霖公司、泽川公司等10家子公司)开展档案管理系统建设工作。
(一)项目采购需求
1.实现目标及要求
(1)规范现有档案的管理流程。
(2)通过条码技术实现超市化管理。
(3)实现数据共享,可以使集团更充分地使用已有数据资源,减少资料收集、数据的采集、大大提高对数据的利用效率。
(4)搭建独立的档案资源管理平台,建立档案综合管理系统。
(5)通过OA系统与电子档案管理系统实时共享数据,实现双系统的无缝对接。
(6) 帮助集团建立标准的档案管理规范。
2.总体建设要求
b.国家档案局《纸制档案数字化技术规定》(DA/T 31-2017)。
c.国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2016)。
d.国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)等相关要求。
a.总体技术要求
①系统可扩展性:可以方便对系统数据进行快速当前索引和其它数据资源进行管理。能够满足系统在以后业务发展上的扩展性要求。②系统按B/S架构部署。③系统具有高安全性和灾难恢复能力。④影像数据在采取集中存储机制下,能够采用相应技术手段保证影像数据的安全性和高可用性。⑤系统应提供影像数据的独立备份功能。
b.图像资料的技术要求
①对数字化图像进行校对,确保图像完整无误,并对有问题的数字化图像进行纠偏、缩放、拼接等技术处理。②数字化方式:纸质档案数字化采用连续彩色图像方式。③分辨率选择:所有页面档案文件,数字化扫描分辨率选择200dpi。
c.性能要求
在集团现有网络结构及应用环境下支持100以上用户同时在线操作,一个用户通过主索引要素查询任意文档时间不超过1秒,多索引要素复合查询文档时间不超过5秒。
d.能够支持4T以上海量数据的管理
面对集团日益增多的档案资料,为提高工作效率,更好地为客户服务与加强风险管理,建设一个统一的电子化档案管理平台将文书档案、财务档案、照片档案、音像影像档案列入到档案系统中进行管理以便实时地进行档案影像资料的检索、查询,并能让各分公司调阅或检查。
e.接口要求
与集团OA系统、人力系统、工程系统对接,通过接口对接的方式,能把上述系统的数据流导入电子档案系统中,与主数据平台对接,获取组织架构人员信息,自动创建账号分配权限,当组织人员调离自动取消登录权限但要保留使用痕迹。
上述系统生成的电子文档,可存储为电子图片、PDF文件、word文档等电子文件(电子文件的存储格式可由系统报价人自定,目前电子档案系统可支持所有图片格式、OFFICE格式、PDF格式,但建议以图片或PDF格式存入电子档案系统,因此些格式生成后不可篡改,符合档案的原始有效性)。
在上述系统流程办理完结或结束后,系统将需要归档的电子文件相关的参数写入指定表中。电子档案管理系统直接自动读取中间表的内容,将需要归档的电子文件载入到电子档案管理系统进行管理。
3. 档案管理系统建设采购一览表
序号 | 产品名称 | 规格型号 | 数 量 | 单位 |
1 | 档案信息资源管理平台 | 各类档案管理功能 | 1 | 套 |
系统配制管理 | ||||
用户及权限管理 | ||||
影像处理 | ||||
日志管理 | ||||
档案数据管理 | ||||
2 | 电子影像管理子系统 | 影像采集 | 1 | 套 |
条码管理 | ||||
元数据自定义 | ||||
档案收集 | ||||
分节点扫描 | ||||
电子影像资料补扫 | ||||
3 | 虚拟库房实体档案管理子系统 | 虚拟库房 | 1 | 套 |
档案上架 | ||||
档案查询 | ||||
档案统计 | ||||
档案借阅 | ||||
档案销毁 | ||||
4 | 档案预警管理子系统 | 交接预警子系统 | 1 | 套 |
装盒预警子系统 | ||||
逾期未归档预警子系统 | ||||
到期销毁预警子系统 | ||||
5 | 系统对接 | OA系统对接 | 1 | 套 |
人力系统对接 | ||||
主数据平台对接 | ||||
财务系统对接 | ||||
6 | 售后服务 | 售后服务 | 1 | 项 |
(二)服务范围及成果
1.服务范围:本部及直属企业。
2.服务成果主要服务成果要求
构建统一的电子信息资源管理平台。集团需要成熟的海量非结构化数据管理的软件平台来存储10T以上的影像数据,这些非结构化数据可以包括档案电子影像、电子档案(如OA系统产生的word,excel等)、网上业务电子数据转成PDF格式存储以及音频/视频等电子文件。
实现:支持所有业务档案类型,并通过档案自定义实现自适应各类变更及新增档案;实现高效数据缓存,实现海量数据负载均衡功能,影像工作流平台,系统信息管理,系统权限岗位管理及机构设置,支持电子类档案管理并实现全文检索。
(三)合同签订及完成时间
1.合同签订
本项目采购费用由采购人及其各直属企业均摊,中标单位与采购人及其各直属企业分别签订合同。合同格式见附件3。
2.完成时间
签订合同后90个日历天内。
二、采购上控价
(一)费用组成
本次询价采取总价包干,包含且不限于以下费用:开发费、培训费、设备费、管理费、差旅费、期间交通食宿费、规费、利润、税费以及为完成软件实施部署上线的所有相关费用。
(二)采购上控价
本项目采购上控价为人民币500000.00元,报价大于本项目招标控制价的为无效报价。
三、服务单位应具备的条件
(一)报价人须具有中华人民共和国国内合法的独立法人资格,具有有效的营业执照,具有独立承担民事责任的能力。
(二)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,有履行合同所必需的设备和专业技术能力,有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。
(三)近三年来,在经营活动中没有重大违法、违规纪录;没有处于被责令停业、财产被接管、冻结、破产状态;未处于投标禁入期。
(四)投标人2017年1月1日以来至少有1个类似项目(档案管理系统)建设的案例。
(五)本项目不接受联合体投标。
四、评审原则及方式
本次项目采购采取询价方式,按照公开、公平、公正、择优的原则,采用综合评分法确定服务单位。综合评分法评分细则详见附件2。
五、报价文件递交时间及地点
(一)报价文件组成详见附件。报价文件一式三份,电子版文件一份(以U盘为载体,电子版内容需与报价文件纸质正本内容一致)。其中正本一份、副本两份,副本与正本一同密封、提交(当纸质副本和纸质正本不一致或电子版文件和纸质正本文件不一致时,以纸质正本文件为准),报价文件须由报价人确认后签字、每页加盖公章予以确认。
(二)报价文件递交截止时间:2021年4月19日下午17时30分。
(三)报价文件递交方式:请将报价文件密封现场递交至以下联系地址。
六、联系方式
采购人:广西北投环保水务集团有限公司
联系人及电话:蒙女士 0771-2500928
地址:广西南宁市民族大道153号交通设计大厦2029室
七、发布公告的媒介
本次询价公告同时在“广西北投环保水务集团有限公司”官方网站、“广西北投环保水务集团有限公司OA内网公告”上发布。
附件:1. 报价文件组成(格式文本)
2. 综合评分实施细则
3. 合同书(格式文本)
采购人:广西北投环保水务集团有限公司
2021年4月8日